PENTINGNYA ARSIP & DOKUMENTASI

PERLUNYA ARSIP & DOKUMENTASI

Postingan ini hanyalah sekedar sharing kepada pembaca, betapa  pentingnya sebuah dokumen yang pernah kita dapatkan tatkala beraktivitas sehari-hari atau berorganisasi. Dimanapun dan kapanpun. Untuk diarsip dalam almari dokumen rumah kita.

 Dokumen yang kita dapatkan hari ini, dapat menjadi sebuah kisah nostalgia penting, misalnya, untuk 10 tahun ke depan. Selembar foto  masa SD atau video tamasya yang pembaca miliki, misalnya, mungkin kesannya biasa-biasa saja. Namun ia akan menjadi dokumen foto bersejarah 10 tahun kemudian tatkala umpamanya  10 orang dari 20 orang yang terpampang di foto menjadi tokoh nasional di kemudian hari. Ada banyak cerita yang bisa kita kisahkan hanya dari selembar foto / selintas rekaman video itu.

Arsip-mengarsip dokumen pribadi sesungguhnya menyangkut kegemaran atau hobby. Seperti halnya ada orang yang punya hobby mengoleksi piringan hitam jadul, perangko, buku-buku langka, kaset lama dan lain-lain.

Namun hobby arsip-mengarsip dokumen bukan sembarang hobby. Ia merupakan hobby dari kesadaran mendalam (telah terpikir dan terencana) bahwa dari hobby-nya itu akan mempunyai nilai penting bagi kehidupannya di masa depan. Yakni sesuatu yang bernilai historis. Tidak peduli oleh arti kehadiran si pengarsip dokumen di masa hidupnya atau peran yang dimainkannya.

Bila kita orang biasa-biasa saja, tetap dokumen-dokumen yang kita miliki suatu saat bisa dibuat “buku memoar khusus” untuk konsumsi anak, cucu, menantu dan kerabat dekat. Setidaknya dengan buku khusus itu, kita dapat mentransfer pengalaman dan nilai kepada generasi sesudahnya.

Namun bila kita merasa punya peran yang cukup berarti bagi masyarakat dan bangsa serta dianggap tokoh oleh lingkungan sekitar, dari dokumen-dokumen itu bisa kita buat otobiografi. Bila kita tidak bisa menuliskan sendiri, memakai jasa ketrampilan menulis orang lain, jadilah sebuah biografi. Bukan untuk membangga-banggakan diri sendiri, melainkan otobiografi atau biografi itu memiliki misi sebagai pelajaran dan suri tauladan bagi pembacanya.

Mustahil seseorang membuat memoar dalam bentuk otobiografi atau biografi hanya dengan mengandalkan ingatan belaka. Tetap akan dibutuhkan dokumen-dokumen pribadi yang kita simpan rapi di rumah sendiri.

Lantas apa saja bentuk-bentuk dokumen yang saya maksudkan itu? Pada dasarnya semua hal menyangkut bahan-bahan tertulis atau cetakan bisa kita kategorikan sebagai dokumen. Antara lain: diary (catatan harian), foto, catatan rapat, daftar hadir, surat keputusan (SK), piagam penghargaan, piagam pelatihan, raport, ijazah, buku, surat-surat masuk dan keluar (pribadi atau organisasi), record video kliping majalah, kliping koran, postingan di website atau website itu sendiri dan lain sebagainya. Atau sekedar undangan perkawinan dan undangan sunatan teman!

Di luar dokumen tertulis, benda-benda yang memiliki sejarah yang berkait erat dengan dokomen tertulis juga wajib dikoleksi. Misalnya: medali, tanda jasa, piala atau tropy kejuaraan, cinderamata dan sebagainya.

Di atas telah saya singgung beberapa jenis dokumen tertulis,  antara lain undangan perkawinan dan undangan sunatan. Pembaca barangkali tersenyum atau bertanya-tanya seberapa penting dokumen tertulis itu?

Hal ini tergantung pembaca menganggap penting atau tidaknya jenis dokumen semacam itu. 

di rumah saya punya dokumentasi mulai dari moment acara, pernikahan, hiburan dll yg ada di desa saya.

yg kesemuanya itu belum tentu mereka-mereka memilikinya, tetap saya simpan dengan baik saya yakin suatu saat akan ada nilai & manfaatnya.

Jadi arsip yang kita miliki, kadangkala berfungsi sebagai “tanda pengingat” bagi pribadi yang kita tulis. Entah kita kirim melalui sms, sepucuk surat/email pribadi, situs jejaring sosial, ditulis dalam blog atau media penyampaian informasi lainnya. Ini bisa menjadi kejutan bagi seseorang, sebagai bentuk perhatian yang tulus dan apa adanya….

Berpijak dari bincang-bincang ringan ini, sudahkah pembaca dari sekarang membiasakan arsip-mengarsip dokumen pribadi itu? Hal-hal lain yang terkait dengan postingan rintisan ini,  kami mohon masukan-masukan dari pembaca blog. Terima kasih.